¿Llegó una fiscalización de la Dirección del Trabajo y no sabes qué documentos presentar? No estás solo. Es una de las situaciones más estresantes para empresas que trabajan con subcontratistas.
La buena noticia: si tienes tus documentos en orden, una fiscalización es solo un trámite. La mala noticia: si no los tienes, puedes enfrentar multas de hasta 300 UTM (más de $20 millones) y, desde la Ley 21.595, incluso responsabilidad penal.
En esta guía te entregamos el checklist completo de documentos que exige la DT, organizado por categoría, para que estés preparado antes de que llegue el fiscalizador.
¿Qué es una Fiscalización de la Dirección del Trabajo?
Una fiscalización es una inspección realizada por funcionarios de la Dirección del Trabajo para verificar el cumplimiento de la normativa laboral. En el contexto de subcontratación, la DT verifica que la empresa mandante esté cumpliendo con sus obligaciones bajo la Ley 20.123.
Las fiscalizaciones pueden ser:
- Programadas: Parte de planes regulares de fiscalización por sector o zona
- Por denuncia: Cuando un trabajador o sindicato presenta un reclamo
- Por accidente: Tras un accidente laboral grave o fatal
En cualquier caso, el fiscalizador puede solicitar documentación inmediata. No hay tiempo para "ordenar los papeles".
El Expediente de Subcontratación: Tu Documento Central
La Ley 20.123 exige que las empresas mandantes mantengan un Expediente de Subcontratación actualizado y disponible. Este expediente es la primera cosa que pedirá un fiscalizador.
📁 Contenido del Expediente de Subcontratación
- Registro de todas las empresas contratistas activas
- Contratos de prestación de servicios vigentes
- Nómina actualizada de trabajadores por contratista
- Certificados de cumplimiento laboral y previsional (F30-1)
- Registro de verificaciones realizadas
- Evidencia de acciones ante incumplimientos
Documentos de la Empresa Contratista
Por cada empresa contratista que trabaje para ti, debes tener:
Documentos Legales y Tributarios
| Documento | Vigencia | Dónde obtenerlo |
|---|---|---|
| Certificado de vigencia de sociedad | 60 días | Registro de Comercio |
| RUT de la empresa | Permanente | SII |
| Certificado de antecedentes laborales | 30 días | Dirección del Trabajo |
| Certificado de cumplimiento F30-1 | 30 días | Dirección del Trabajo |
| Certificado de deudas previsionales | 30 días | Previred / AFPs |
Documentos Contractuales
- Contrato de prestación de servicios: Debe especificar claramente las obras o servicios, plazos, y responsabilidades
- Anexos o modificaciones: Cualquier cambio al contrato original
- Órdenes de compra o trabajo: Si aplica
⚠️ Importante
El contrato debe establecer expresamente que el contratista es responsable del cumplimiento de las obligaciones laborales con sus trabajadores. Sin esta cláusula, la responsabilidad solidaria se presume.
Documentos de los Trabajadores Subcontratados
Por cada trabajador que ingrese a tus instalaciones, necesitas verificar:
Documentación Laboral Básica
| Documento | Obligatorio | Verificar |
|---|---|---|
| Cédula de identidad | Sí | Vigencia, coincidencia con contrato |
| Contrato de trabajo firmado | Sí | Fecha, cargo, remuneración |
| Anexos de contrato | Si hay cambios | Modificaciones de cargo o sueldo |
| Liquidaciones de sueldo | Últimos 6 meses | Firma del trabajador |
| Comprobantes AFP/Salud | Últimos 6 meses | Pago efectivo |
Documentación de Seguridad y Salud Ocupacional
| Documento | Vigencia | Notas |
|---|---|---|
| Examen preocupacional | Al ingreso | Según riesgos del cargo |
| Examen ocupacional periódico | Anual o según protocolo | Obligatorio en minería |
| ODI (Obligación de Informar) | Al ingreso | Firmado por trabajador |
| Entrega de EPP | Al ingreso + reposiciones | Con acuse de recibo firmado |
| Capacitaciones de seguridad | Según RIOHS | Con registro de asistencia |
| Licencia de conducir (si aplica) | Vigente | Clase según vehículo |
Para Trabajadores Extranjeros
- Visa de trabajo vigente o permiso de trabajo
- Cédula de identidad para extranjeros
- Contrato de trabajo visado por el Ministerio de Relaciones Exteriores (si corresponde)
Documentos Específicos para Minería
Si operas en el sector minero, existen requisitos adicionales de acreditación:
⛏️ Acreditación Faena Minera
- Credencial de acreditación vigente
- Examen de altura geográfica (sobre 3.000 msnm)
- Examen de silicosis
- Licencia interna de conducción (si aplica)
- Certificaciones específicas (trabajo en altura, espacios confinados, etc.)
- Curso de inducción de seguridad de la faena
Registro de Control de Asistencia
Uno de los documentos más solicitados en fiscalizaciones. Debe incluir:
- Hora de entrada y salida de cada trabajador
- Registro de horas extraordinarias (con autorización)
- Colación y descansos
- Firma o huella digital del trabajador
⚠️ Error común
Muchas empresas solo tienen registro del contratista, no de los trabajadores individuales. La DT puede exigir el detalle por trabajador.
Documentos de Seguridad Social
La DT verifica especialmente el cumplimiento de obligaciones previsionales:
| Documento | Período | Crítico |
|---|---|---|
| Planilla de cotizaciones AFP | Últimos 12 meses | Sí |
| Planilla de cotizaciones Salud | Últimos 12 meses | Sí |
| Seguro de Cesantía (AFC) | Últimos 12 meses | Sí |
| Mutual de Seguridad (accidentes) | Últimos 12 meses | Sí |
| Certificado F30-1 | Mensual | Sí |
🚨 Ley 21.595 - Delitos Económicos
Desde septiembre 2024, el no pago de cotizaciones previsionales puede constituir un delito penal con penas de hasta 5 años de cárcel.
Checklist Resumen: Documentos por Fiscalización
✅ Checklist Rápido para Fiscalización DT
- Expediente de Subcontratación actualizado
- Contratos de prestación de servicios
- Certificados F30-1 de cada contratista (últimos 6 meses)
- Nómina actualizada de trabajadores
- Contratos de trabajo de cada trabajador
- Liquidaciones de sueldo (últimos 6 meses)
- Comprobantes de pago AFP y Salud
- Registro de asistencia
- Exámenes preocupacionales
- ODI firmadas
- Registro de entrega de EPP
- Capacitaciones de seguridad
- Documentos de extranjeros (si aplica)
- Acreditaciones específicas (minería, etc.)
¿Qué Pasa si No Tienes los Documentos?
Las consecuencias de no tener la documentación en orden durante una fiscalización son severas:
| Consecuencia | Impacto |
|---|---|
| Multas administrativas | Hasta 300 UTM ($20+ millones) por infracción |
| Responsabilidad solidaria | Pagas las deudas del contratista |
| Paralización de faena | Si hay riesgo para trabajadores |
| Responsabilidad penal (Ley 21.595) | Si hay delitos económicos involucrados |
Cómo CertMine te Ayuda
Mantener toda esta documentación al día para 10, 50 o 100 subcontratistas es un desafío enorme. CertMine automatiza este proceso:
- Control documental centralizado: Todos los documentos en una sola plataforma
- Alertas automáticas de vencimiento: Nunca más un certificado vencido
- Expediente DT con un clic: Genera el expediente completo instantáneamente
- Bitácora inmutable: Evidencia con hash SHA-256 para demostrar due diligence
- Dashboard en tiempo real: Visualiza qué contratistas están en riesgo
¿Listo para tu próxima fiscalización?
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Una fiscalización de la Dirección del Trabajo no tiene por qué ser una crisis. Con la documentación correcta y un sistema de control implementado, es simplemente un trámite administrativo.
La clave está en la preparación anticipada. No puedes ordenar 6 meses de documentos en 48 horas. El momento de tener tu expediente en orden es ahora, no cuando llegue la notificación.
La pregunta no es si habrá una fiscalización. La pregunta es: cuando llegue, ¿estarás preparado?